Cách viết Proposal Cover letter trên Upwork – Tips và Samples

Upwork là thị trường cạnh tranh “khốc liệt”. Freelancer muốn dẫn đầu trong “cuộc chiến”, giành được cơ hội việc làm cần đặc biệt chú trọng đến Proposal Cover letter. Đây là bước đầu tiên để bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng và tự quảng cáo thương hiệu cá nhân. Vậy cách viết Proposal Cover letter Upwork thế nào? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu thông tin chi tiết dưới bài viết. 

Cách viết Proposal Upwork

Yếu tố tạo nên Proposal Upwork hoàn chỉnh

Một Proposal Cover letter Upwork hoàn chỉnh phải hướng đến mục tiêu tìm kiếm cuối cùng của khách hàng. Bạn phải thể hiện rằng mình sẽ cung cấp và thực hiện những sản phẩm đạt chất lượng cao. Từ đó, bạn mới có thể thương thảo và đấu thầu một mức giá cao hơn so với mức giá ban đầu. 

Những yếu tố đó phải thể hiện được rằng: 

Bạn nắm rõ nhu cầu, mục tiêu và ý tưởng của khách hàng. Đây là yếu tố cơ bản nhất giúp bạn nhanh chóng tiếp cận và giành được với dự án thành công. Hiểu được khách hàng muốn gì, cần gì sẽ giúp bạn định hình được những thông tin quan trọng và có giá trị mà mình sẽ thể hiện trong bản Cover Letter của mình. 

Bạn đủ khả năng và trình độ để cung cấp cho khách hàng giải pháp thay thế tốt nhất với chất lượng tốt nhất. Khách hàng muốn “n” và bạn thể hiện rằng mình có thể hoàn thành công việc ở mức “n+1, n+2,3,4”. Điều này vượt quá sự mong đợi và sẽ tạo ấn tượng hơn cho khách hàng tiềm năng của bạn. 

Bạn phải xem xét tất cả các mong muốn của khách hàng, những ý tưởng của công ty đối với dự án. Đề xuất một giải pháp tối ưu hơn dựa vào ý tưởng ban đầu sẽ giúp bạn có thể “deal” được hợp đồng với mức giá cao hơn.

Bố cục chung của Proposal – Cover letter 

Nắm vững được bố cục của Proposal – Cover letter chính là cách mà bạn xây dựng nên một nền móng đạt chuẩn. Từ đó, bạn mới bắt đầu đắp những viên gạch trên một “trụ” vững chắc, dần dần hoàn thiện bản proposal hoàn chỉnh. Khi đó, chắc chắn rằng bạn sẽ gia tăng được cơ hội tuyển dụng cũng như thu hút được sự chú ý của khách hàng.

Nội dung và bố cục luôn đi song hành với nhau. Hãy hoàn thiện bố cục trước để định hình được nội dung chi tiết bên trong. Việc chia nhỏ thông tin theo thứ tự là chiến lược hữu hiệu giúp duy trì được sự chú ý từ khách hàng. Từ đó, khách hàng mới hiểu được rõ ràng từ A-Z lượng thông tin mà bạn đang trình bày mà không gặp bất kỳ một sự khó khăn nào.  

Bố cục chung của Proposal – Cover letter sẽ bao gồm: 

• Một lời chào và lời giới thiệu ngắn như “Hello Nikki, Dear Sara, ….”
• Trình bày ngắn gọn lại về nhu cầu của khách hàng.
• Khẳng định rằng bạn có thể giải quyết vấn đề của họ và bạn có thể bắt đầu thực hiện công việc ngay lập tức.
• Giới thiệu những dự án hoặc thành tựu bạn đã làm. Phần này nhằm mục đích để khách hàng biết chính xác lý do tại sao bạn là người phù hợp và xứng đáng nhất để giao công việc.
• Mô tả về phương pháp và quy trình bạn sẽ sử dụng để tiếp cận dự án. Hãy thể hiện được rằng bạn sẽ cung cấp cho khách hàng một dịch vụ hoàn hảo.
• Đính kèm tài liệu liên quan, tác phẩm mẫu hoặc đường link liên kết đến các dự án trước đây của bạn (có liên quan đến nhu cầu của khách hàng).

Thông tin bắt buộc cần có trong proposal

Dưới đây là những thông tin không thể thiếu nếu bạn muốn proposal của mình trở nên chuyên nghiệp hơn: 

Thông tin chính: 

• Tên freelance hoặc tên của doanh nghiệp có đính kèm địa chỉ và logo.
• Tên và địa chỉ của khách hàng tiềm năng
• Số khách hàng, số đề xuất và ngày
• Dòng tiêu đề chi tiết
• Mô tả phạm vi dịch vụ bạn cung cấp
• Mức giá (ước tính và giá thực)
• Thuế hoặc giảm giá (nếu có)

Thông tin bổ sung: 

• Khung thời gian hoàn thành công việc
• Đề xuất cá nhân 
• Giới thiệu lý do tại sao khách hàng nên chọn bạn
• Điều kiện khác như: Phương thức thanh toán, phí hoàn thành dự án gấp hoặc trễ, tính bảo mật, bản quyền, v.v.

Lưu ý: Độ dài của proposal nên ngắn gọn, xúc tích trong ba đoạn văn ngắn. Proposal cần ngắn gọn, súc tích và thể hiện được rằng bạn hiểu được mong muốn của nhà tuyển dụng và khẳng định bạn có để đáp ứng được mong muốn đó. Nhìn chung, phần lớn khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để đọc hết những proposal dài dòng. Do đó, đừng lầm tưởng rằng proposal càng dài sẽ càng chi tiết và giúp khách hàng hiểu rõ hơn về mình. 

Các tips khi viết Proposal trên Upwork

1. Đọc kỹ mô tả công việc

Trước khi viết proposal, bạn cần đọc kỹ mô tả công việc mà khách hàng đã cung cấp trên bài đăng của họ. Đọc kỹ mô tả sẽ giúp bạn viết proposal phù hợp và gia tăng cơ hội được nhận job nhiều hơn. Có rất nhiều người chỉ đọc lướt rồi nhấn nút nộp mà không hiểu rõ công việc yêu cầu những gì, khách hàng có mong muốn ra sao. Đây chính là bước lọc ứng viên đầu tiên của nhà tuyển dụng và là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến việc bạn có “lọt” qua được “vòng gửi xe” hay không. 

2. Ở ngay dòng đầu tiên, bạn cần thu hút sự chú ý của khách hàng 

Bạn phải thể hiện ngay ở dòng đầu tiên của proposal rằng bạn đã đọc kỹ bản mô tả và bạn hiểu được mong muốn của khách hàng, bạn sở hữu được những yếu tố mà khách hàng đang tìm kiếm. 

Chẳng hạn như, Công ty Cà phê A muốn thuê 1 Content Writer có đam mê về cà phê để chăm sóc cho blog của họ. Khi đó, bạn cần thể hiện trong proposal rằng bạn cực kỳ hứng thú với cafe, bạn đã thử rất nhiều loại cafe và thậm chí có một fanpage, website hoặc blog dành riêng cho sở thích đặc biệt này của mình. 

3. Cung cấp những dự án tương tự mà bạn đã làm để chứng minh bạn “được việc” với khách hàng.

Việc cho khách hàng xem về những dự án tương tự mà bạn từng làm cũng chính cách mà bạn đưa ra những minh chứng xác thực nhất rằng bạn hoàn toàn “được việc”, có đủ khả năng để hoàn thành dự án. Đừng gửi quá nhiều dự án chung chung không có liên quan đến yêu cầu công việc.  

Chẳng hạn như khách hàng muốn tìm một copywriter có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tiếp thị sản phẩm sữa bột. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm hoặc dự án nào tương tự trước đó, bạn có thể tự mình lên kế hoạch tiếp thị sản phẩm sữa của công ty khác trong ngành. Đây chính là giải pháp giúp bạn có thể chứng minh được khả năng của mình trong khi chưa có nhiều kinh nghiệm. 

4. Đăng video giới thiệu trên hồ sơ của bạn

Khi có quá nhiều Proposal được gửi đến, bạn cần thực hiện một chiến lược khác biệt để cạnh tranh với những đối thủ khác. Một tip cực kỳ hữu ích dành cho bạn chính là đăng video giới thiệu về bản thân trên hồ sơ của bạn.

Cách tiếp cận bằng video sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy hứng thú bởi họ đã quá ngợp với những hồ sơ toàn chữ. Một video thú vị, hài hước nhưng cung cấp đầy đủ thông tin và kinh nghiệm của bạn sẽ là một điểm cộng lớn đấy. 

5. Không có lỗi chính tả

Đây chính là điều tối kỵ mà bạn không được mắc phải. Nó thể hiện rằng bạn là con người cẩu thả, không có sự đầu tư chỉnh chu. Khi bạn cẩu thả, đồng nghĩa rằng kết quả công việc mà bạn thực hiện cũng sẽ tương tự như vậy. Vì vậy, hãy rà soát thật kỹ để chắc chắn rằng Proposal không mắc phải bất kỳ lỗi chính tả nào. 

Những sai lầm dễ mắc khi viết Proposal trên Upwork

Tập trung vào nhiều năm kinh nghiệm: 

Điều mà khách hàng thực sự quan tâm khi đọc Proposal là chất lượng của dự án và bạn có thể làm được những gì cho dự án của họ. Kinh nghiệm ở đây chỉ đơn thuần là con số, nó không có ý nghĩa quyết định đến ý kiến cuối cùng của nhà tuyển dụng. 

Tự biến mình trở thành một nhân viên bán hàng thiếu kinh nghiệm

Nếu bạn muốn proposal của mình thu hút được khách hàng thì yếu tố đầu tiên chính là tập trung vào mục tiêu và mong muốn của họ. Nhà tuyển dụng không quan tâm đến điều mà bạn mong muốn, họ chỉ quan tâm đến việc bạn có giúp ích gì cho họ được hay không. 

Do đó, thay vì cố gắng thể hiện tất cả những khía cạnh, năng lực của mình thì bạn chỉ nên tập trung vào nhân tố chính mà nhà tuyển dụng yêu cầu. 

Viết ngược đề xuất

Thông thường, có đến 34% proposal trên Upwork sẽ yêu cầu bạn trả lời một hoặc nhiều Additional Questions (câu hỏi bổ sung) trước khi bắt tay vào việc viết Cover letter. Do đó, Additional Questions chính là yếu tố đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy. Nhiều người dường như không nhận ra điều này và thường trả lời câu hỏi bổ sung một cách sơ sài. Và nhà tuyển dụng sẽ đánh rớt hồ sơ của bạn ngay từ lần đầu tiên. Chính vì vậy, hãy luôn nhớ rằng, câu hỏi bổ sung thậm chí còn quan trọng hơn Cover Letter.

Đặt giá thầu quá rẻ

Một khi bạn đặt giá thầu quá rẻ đồng nghĩa với việc bạn sẽ hoàn thành công việc một cách qua loa, nhanh chóng. Dưới góc nhìn của nhà tuyển dụng, họ không muốn tuyển một ứng viên thực hiện dự án với mức giá rẻ. Suy cho cùng, họ chính là người cuối cùng nghiệm thu dự án và họ sẽ chẳng mấy vui vẻ nếu như nhận được một đống hỗn độn đó. 

Hãy nhớ rằng, những khách hàng tiềm năng sẵn sàng chi trả cho bạn khoản phí tương xứng với chất lượng dự án. 

Cách viết Cover Letter Upwork

Cover Letter là văn bản cung cấp một cách ngắn gọn về kinh nghiệm, tính cách, mức độ hoàn thành công việc mà bạn đạt được. Đây chính là những yếu tố quan trọng giúp bạn nhanh chóng đạt được công việc. 

Hãy nhớ ba nguyên tắc cơ bản khi viết Cover Letter như sau: Trung thực – Chân chính – Chuyên nghiệp. Sau đó, bạn mới bắt đầu viết Cover Letter với những thông tin gồm:

Lời chào chuyên nghiệp

Bắt đầu bằng một lời chào chuyên nghiệp, lịch sự, chẳng hạn như Dear Mr. Smith, Mr. Smith, Dear John Smith. Nếu như bạn không có thông tin về tên người tuyển dụng, hãy bắt đầu lời chào bằng chức danh của người đó, chẳng hạn như: Dear Hiring Manager,…

Lý do bạn liên hệ với họ

Ngay sau lời chào, bạn phải đi thẳng vào vấn đề chính. Việc bạn cần làm là tập trung vào kinh nghiệm, kỹ năng làm việc của bạn đối với vị trí này. Nhắc lại yêu cầu của nhà tuyển dụng và thể hiện được rằng bạn có những điểm nổi bật đáp ứng được tiêu chí đó. Cuối cùng, dẫn thêm một đường link về dự án hoặc sản phẩm tương tự mà bạn đã thực hiện để nhà tuyển dụng có thể theo dõi, đánh giá một cách tổng quan hơn. 

Thực hiện yêu cầu từ nhà tuyển dụng

Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên trả lời câu hỏi mà họ đưa ra thì chắc chắn bạn phải giải quyết được chúng trong Cover letter. Đây là cách thức đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên thiếu sự nghiêm túc với công việc. 

Việc của bạn là thực hiện theo đúng yêu cầu một cách chỉnh chu nhất có thể. Điều đó thể hiện rằng bạn đang thực sự có chuẩn bị và có đầu tư để theo đuổi công việc này.

Ví dụ: “Per your request, here are the links to three articles I’ve written about fashion, technology and beauty…”

Kiểm tra lại

Kiểm tra lại Cover letter đã đầy đủ thông tin hay chưa? Cách tốt nhất là hãy đưa cho những người bạn có chuyên môn hoặc kinh nghiệm kiểm tra lại. Cẩn thận chính là yếu tố cốt lõi giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Nhìn chung, Cover letter chính là “diện mạo” của bạn. Nó sẽ gây ấn tượng xấu hoặc tốt đối với nhà tuyển dụng tùy thuộc vào sự chỉnh chu và nghiêm túc của bạn.

Các tips khi viết cover letter

1. Tuân thủ theo cấu trúc tiêu chuẩn của Cover letter

Như đã phân tích ở nội dung trên, tuân thủ theo cấu trúc tiêu chuẩn sẽ giúp Cover letter của bạn trông chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin hơn. Ngoài ra, liên quan đến phần định dạng văn bản. Bạn nên chọn font chữ 10 hoặc 12, không chèn các biểu tượng cảm xúc. Chú ý ngắt dòng để không gây ngợp cho nhà tuyển dụng. 

‍2. Cá nhân hóa từng thư xin việc

Để cá nhân hóa từng thư xin việc, một mẹo nhỏ cho bạn đó là thể hiện những kỹ năng của bạn có sự tương thích với kỹ năng hoặc bằng cấp mà nhà tuyển dụng đăng tuyển. Đánh trúng mục tiêu, trọng tâm, không viết lan man, chung chung chính là cách thức cực kỳ hiệu quả giúp Cover letter của bạn có nhiều cơ hội lọt vào vòng trong hơn.

3. Cố gắng viết Cover letter chỉ trong 1 trang

Thực tế, nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều thư ứng tuyển cho công việc này. Một bức thư quá dài dòng, lan man khả năng cao sẽ bị bỏ qua ngay lập tức. Cố gắng giới hạn kinh nghiệm, bằng cấp của bạn trong vòng một trang là cách tốt nhất.

4. Sử dụng danh xưng của nhà tuyển dụng

Trong phần lời chào, bạn hãy sử dụng danh xưng của nhà tuyển dụng để viết, chẳng hạn như: “Dear Mr. Smith” hoặc “Dear Chris.” Hạn chế sử dụng những danh xưng chung chung như “Dear Sir or Madam” hoặc “To Whom It May Concern.”

5. Bổ sung từ khóa có liên quan

Thông thường, tất cả các tổ chức hiện nay đều sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để theo dõi và quản lý quy trình tuyển dụng một cách tự động hóa. Do đó, Cover letter của bạn có khả năng sẽ được quét để tìm từ khóa phù hợp với yêu cầu công việc. Sau khi lọc tự động, hồ sơ ứng viên được phê duyệt mới được đưa đến tay nhà tuyển dụng. Do vậy, hãy chú ý bổ sung thêm các từ khóa có liên quan để tránh bị từ chối bởi ATS. 

6. Giới thiệu thành tích của bạn

Hiệu suất và kết quả thực hiện công việc của bạn cũng là yếu tố quan trọng được nhà tuyển dụng ưu tiên. Đừng viết một cách mơ hồ, tốt hơn hết hãy đính kèm những con số hoặc dữ kiện để minh chứng cho hiệu suất làm việc của bạn. 

7. Đính kèm dự án/ sản phẩm mà bạn từng thực hiện

Nhà tuyển dụng sẽ hình dung được khả năng làm việc của bạn nếu như Cover letter có đính kèm dự án/ sản phẩm mà bạn từng thực hiện. Chẳng hạn nếu bạn là một nhà văn, bạn hãy đính kèm những tác phẩm mà bạn từng viết hoặc xuất bản. Nếu bạn là một KOL, bạn cần cung cấp link các kênh mạng xã hội mà bạn đạt được,…

8. Thêm liên kết LinkedIn

LinkedIn là mạng xã hội việc làm. Bạn có thể tìm kiếm và liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng thông qua ứng dụng này. Bằng cách thêm hồ sơ LinkedIn của bạn vào thư xin việc, nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về bạn, những thông tin có liên quan đến bạn mà trong Cover letter không đề cập đến.

9. Thực hiện chính xác các yêu cầu/ hướng dẫn trong tin tuyển dụng

Đây là bước đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng. Nó thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có đang thực sự nghiêm túc với công việc hay không. Chẳng hạn như nhà tuyển dụng yêu cầu Cover letter được gửi dưới định dạng PDF thì bạn cần thực hiện chính xác yêu cầu này. 

10. Giải thích lý do bạn phù hợp với công việc này

Bạn có thể giải thích bằng cách thể hiện những kỹ năng chuyên môn mà mình đạt được sẽ cực kỳ có ích cho công việc. Đừng quên đề cập đến việc bạn hoàn toàn phù hợp với phong cách và văn hóa làm việc trong công ty.

Những thông tin cơ bản này bạn có thể dễ dàng tìm thấy trên website công ty. Bạn hãy tham khảo càng nhiều càng tốt và ghi chú lại để viết Cover letter cho phù hợp.

Đoạn kết:

Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết cho bạn đọc cách viết Proposal Cover Letter Upwork. Những chia sẻ này chắc chắn sẽ trở thành hành trang hữu ích cho bạn đọc trong quá tìm việc một cách dễ dàng. Chúc các bạn thành công!